Interview mit Dirk Gawronska von der Z Zurich Foundation zum Einsatz von digitalen Management Tools

Die Z Zürich Foundation erreicht traumhafte Zahlen an Mitarbeitenden weltweit, die sich freiwillig engagieren. Und dabei wird alles höchst effizient gemanaged. Was sind die Schlüssel zum Erfolg?

In unserer letzten CSR-Suppenküche gab unser Gast Dirk Gawronska, Digital Transformation Lead, Z Zurich Foundation spannende Einblicke in die Transformation von CSR-Management durch digitale Tools. Im folgenden Interview konnte Karenina Schröder diese vertiefen.

Karenina Schröder: In den letzten Jahren habt ihr massiv in globales, digitales Management für Corporate Citizenship investiert. Was waren dabei Eure wichtigsten Ziele und habt Ihr diese erreicht?

Dirk Gawronska: Wir hatten mehrere Ziele: Bei den Freiwilligendiensten wollten wir so schnell wie möglich wieder an die Teilnehmer*innenzahlen von vor der Pandemie anknüpfen. Nach einer gewissen Anlaufzeit haben wir dieses Ziel erreicht, mit aktuell steigender Tendenz. Wir hoffen, dass dieser Trend weiter anhält. Das zweite Ziel war, dass sich mindestens 30 Prozent der Mitarbeiter*innen in den Ländern, in denen die MyImpact-Plattform verfügbar ist, auf der Plattform registrieren. Dieses Ziel haben wir inzwischen deutlich übertroffen. Wir sind jetzt bei gut 40 Prozent und davon sind etwa zwei Drittel aktiv. Die Mitarbeitenden spenden Geld oder leisten Freiwilligenarbeit und tragen diese Zeit auf der Plattform ein.

Karenina: Die meisten von uns haben schon schmerzhafte Erfahrungen mit der Neueinführung und Vereinheitlichung von IT-Systemen gemacht. Wo ist es bei Euch mal so richtig schief gegangen und was habt Ihr dann gemacht?

Dirk: Eine Herausforderung war die Einführung einer weiteren IT-Plattform, da es schon eine Vielzahl von Systemen in der Zurich gibt. Das stieß naturgemäß auf eine gewisse Ermüdung. Dazu kam, dass viele Menschen auch außerhalb von MyImpact ehrenamtlich arbeiten und Geld spenden. Sie tun dies zum Teil bereits jahrzehntelang und haben die Plattform dafür bislang nicht gebraucht.

„Daher hat es sehr geholfen zu vermitteln, dass sämtliche Spenden, die über MyImpact getätigt werden, für größeren Impact automatisch von der Z Zurich Foundation verdoppelt werden. Dieser Anreiz hat viele Mitarbeitenden ermutigt, die Plattform anzunehmen, und war ein wichtiger Teil unseres Change-Managements.“

Die vielleicht größte Herausforderung war jedoch das Thema Datenschutz. Die Gespräche mit der Rechtsabteilung, der IT-Sicherheit, dem Betriebsrat und vielen anderen Stellen haben wesentlich länger gedauert als ursprünglich gedacht. Hier waren viel Geduld und auch Hartnäckigkeit gefragt.

Karenina: Die Situation für gesellschaftliches Engagement ist zwischen Burkina Faso und der Schweiz sehr unterschiedlich. Wie kann eine digitale Engagement-Plattform all diese Bedarfe abdecken?

Dirk: Richtig, wir haben eine einheitliche technische Plattform für alle Mitarbeitenden weltweit, passen aber die konkreten Inhalte an die lokalen Gegebenheiten an. Wir sehen beispielsweise, dass in manchen Regionen vor allem Freiwilligenarbeit geleistet wird, weshalb die Willkommensseite dort besonders viele Möglichkeiten für Freiwillige enthält. Im Gegensatz dazu wird in anderen Regionen besonders häufig und viel Geld gespendet, weshalb die Willkommensseite dort entsprechend viele Spendengelegenheiten zeigt. Unsere lokalen Ansprechpartner*innen kennen die Situation vor Ort am besten. Sie wissen, welche Organisationen bzw. Aktivitäten beliebt sind, und passen die Inhalte entsprechend an.

Karenina: Alle Spenden von Mitarbeitenden werden von der Z Zurich Foundation verdoppelt – selbst, wenn sie über externe Spendenplattformen abgewickelt werden. Bisher gibt es auch kein Limit, was die Höhe angeht. Wie kommt das bei den Mitarbeitenden an?

Dirk: Das wird von unseren Mitarbeitenden sehr positiv aufgenommen, aber zur Zeit noch unterschiedlich genutzt. Für Spenden, die über andere Kanäle getätigt wurden, kann rückwirkend ein Antrag auf Verdoppelung gestellt werden. Unser Ziel ist es jedoch, die Kolleg*innen von unserer Plattform zu überzeugen, so dass die Spenden von vornherein über MyImpact getätigt werden. Dabei hilft uns, dass – anders als bei anderen Spendenplattformen – sämtliche Gebühren von der Z Zurich Foundation getragen werden. Auf diese Weise erreichen 100 Prozent der Gelder ihren Bestimmungsort für maximalen Impact.

Karenina: Ihr seid dabei eine digitale Lösung einzuführen, die Mitarbeitenden weltweit Volunteering Angebote macht, die auf ihre Expertise/Fähigkeiten zugeschnitten sind. Wie motiviert Ihr die NGO’s entsprechend viele Anfragen bei Euch zu platzieren, die dann mit den Fähigkeiten der Mitarbeitenden gematcht werden?

Dirk: Hier sind wir noch in der Pilotphase mit zwei Partnern, „Junior Achievement Africa“ und „Plan India“, sowie dem Thema Mental-Well-Being. Zur Zeit richtet sich unser Angebot an Mitarbeitende mit bestimmten Skills und in eng abgegrenzten Regionen. Wir sind aber bereits dabei, weitere Programmpartner zu gewinnen, so dass wir schon bald allen Mitarbeitenden mit den unterschiedlichsten Skills und auch zu anderen Themen ein spannendes  Angebot machen können.

Karenina: Wie ist es Euch gelungen, 20.000 Mitarbeitende dafür zu gewinnen, sich sozial zu engagieren?

Dirk: Generell sind unsere Mitarbeitenden sehr stolz auf die Z Zurich Foundation. Viele Kolleg*innen sind sehr großzügig und spenden gern ihre Zeit oder ihr Geld. Wir informieren sie daher regelmäßig, wie sie mit MyImpact Gutes tun können.

„In Krisensituationen, zum Beispiel nach dem Erdbeben in Syrien und der Türkei, setzen wir kurzfristig Spendenaktionen auf, um in Not geratene Menschen schnell zu unterstützen. Zum Glück haben wir viele kreative Leute in der Foundation, die immer wieder neue Ideen zur Aktivierung einbringen.“

Beispielsweise haben wir nach dem Ende der Pandemie ein kleines Stück Schokolade an alle Schweizer Mitarbeitenden verteilt. Auf der Verpackung war lediglich ein QR-Code ohne weitere Hinweise aufgedruckt, um die Kolleg*innen neugierig zu machen. Der Link führt zu einem Video, in dem wir die Vorteile der Plattform vorstellen. Ähnliches haben wir mit den Servietten in der Kantine gemacht. Eine zusätzliche Motivation ist: Mitarbeitende, die sich in Beiräten oder Vorständen von gemeinnützigen Organisationen engagieren, bekommen von uns als Dank 1.000 Franken auf ihr MyImpact-Konto gutgeschrieben, die sie dann über die Plattform spenden können. Es gibt noch viele weitere Incentives, wie eine Willkommensprämie von 100 Franken für das Registrieren von mindestens 10 Stunden Freiwilligenarbeit. Unsere Arbeit trägt Früchte: Im vergangenen Jahr haben wir nicht nur einen neuen Spendenrekord aufgestellt, sondern auch mit 130.000 Freiwilligenstunden das Niveau vor der Pandemie überschritten.

Karenina: Außerdem plant Ihr zusätzlich ein globales Grants Management System einzuführen. Wie hilft Euch das in eurer täglichen Arbeit?

Dirk: Es geht darum, unsere Mittel effizient und bestmöglich einzusetzen, um unseren Impact, d.h. die Zahl vulnerabler Menschen, denen wir helfen, zu maximieren. Wir können nur eine begrenzte Anzahl Projekte unterstützen, und dieses System wird uns dabei helfen, die erfolgversprechendsten Projekte anhand von konsistenten Kriterien und mittels eines transparenten Prozesses auszuwählen. Damit werden wir noch besser als bisher in der Lage sein, den Impact dieser Projekte zu messen, Zahlungen beim Erreichen von Meilensteinen freizugeben und ggf. steuernd einzugreifen.

Karenina: Wo sollte man anfangen, wenn man das Corporate Citizenship global, digital effektiver managen möchte?

Dirk: Das Wichtigste bei einem globalen Programm wie unserem ist es, auf die lokalen Gegebenheiten einzugehen und das Angebot entsprechend zu individualisieren. Wir erreichen das, indem wir den Ländern Mitspracherecht und Handlungsfreiheit einräumen. So schaffen wir lokales Commitment, und die Mitarbeitenden sind engagierter. Den Ideenreichtum der Leute vor Ort nutzen wir: Was in einem Land gut funktioniert, kommt möglicherweise auch in einem anderen gut an. Wir sind deshalb in regelmäßigem Kontakt mit den Vertreter*innen der einzelnen Länder und tauschen uns darüber aus, was funktioniert hat, was wir dabei lernen und ggf. auf andere Länder übertragen können. So entwickelt sich unser Programm immer weiter und wird von allen mitgetragen.

Karenina: Vielen Dank Dirk für diese Einblick in Eure Arbeit und Eure kreativen Implementierungen einer solchen digitalen Plattform. Es hat uns große Freude gemacht dich in unserer Suppenküche zu begrüßen.

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